Las aristas esenciales para un soporte efectivo con el cliente

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La esencia de un buen equipo de soporte va más allá de una buena disposición para resolver los inconvenientes que nos pueden plantear nuestros clientes. La cadena de soporte está compuesta por elementos claves que van desde el tiempo de espera que debe enfrentar en cliente desde que realiza la llamada o el contacto hasta un monitoreo de la solución. Es decir cualquier vacío que se presente dentro de esta cadena puede perjudicar la operación completa. Finalmente, si no se pone atención en este punto, se puede transformar en fuga de clientes e incluso en el quiebre de la empresa.

Ventajas de contar con un buen soporte técnico en mi empresa

Con los procesos y elementos de una oficina integrados cada vez más con tecnología moderna en las empresas, se hace necesario contar con soporte técnico que pueda atender las necesidades de la compañía, de una forma eficiente y segura.

Esto porque datos importantes, documentos y reportes son respaldados a través de mecanismos nuevos, para lo cual elegir bien el servicio de asistencia especializada para estas plataformas.

La principal ventaja de contratar una prestación externa es confiar las reparaciones y mantenciones, para centrarnos en las funciones fundamentales del negocio. Relegamos responsabilidades.

Entre las funciones, los equipos prestan ayuda para la gestión de los correos electrónicos, de las redes de conexión a internet y líneas telefónicas, sistemas de mensajería, mantención de sitio web, plataforma de comunicación interna, instalaciones y actualizaciones de software de administración, formateos y respaldos de seguridad, entre otros.

Cómo lograr el soporte efectivo

Compromiso real de mejora: En primer lugar es apropiado mencionar que el espíritu debe estar siempre ligado a una real intención de mejora por parte de cada integrante del equipo de soporte. El objetivo de cada trabajador debe ser entregar una solución y velar por que cada cliente reciba una respuesta satisfactoria. De lo contrario cada proceso de soporte pasará a ser un mero conducto regular que terminará quemando la relación con los clientes. Es decir el equipo de soporte debe evaluar con flexibilidad cada caso para ir entregando una solución a las problema con agilidad, creatividad y compromiso.

Plazos reales: Cabe señalar que el primer paso es atender la consulta de nuestro cliente de manera oportuna. Si dejamos a un cliente esperando mucho tiempo antes de atender su caso lo más probable es que su enojo aumente y sienta que está perdiendo su tiempo. Por lo tanto debe haber un compromiso como empresa sólido en mejorar la faceta técnica para responder los llamados o correos de servicio al cliente. Esto permitirá que desde ahí haya una llegada real y rápida al cliente, disminuyendo el descontento por el inconveniente.

Solución del problema: Para solucionar el problema es preciso que el encargado de soporte se ponga en el lugar del cliente y atienda la consulta de manera transversal al rango de edad y género de la persona. Hay que explicar con paciencia, voluntad y con una buena disposición. No importa cuánto tiempo tome cada llamada, el cliente siempre debe estar absolutamente satisfecho y seguro de que haber entendido todas las indicaciones. Asimismo, puede haber llamadas que involucren una visita técnica. En esos casos nos debemos asegurar que el técnico tenga la misma buena disposición.

Seguimiento: Finalmente, ningún proceso estará absolutamente terminado si no hay un monitoreo posterior. Según las estadísticas, los clientes mejoran en un 80% la buena percepción de la marca cuando llaman para saber el cómo ha sido la experiencia con el producto.

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